Situatie
Sa presupunem ca avem o librarie de documente in Sharepoint ce contine fisiere cu date mai importante. Desi perioada maxima de retentie a fisierelor sterse in Sharepoint Online este de 93 de zile pana acestea sunt sterse definitiv, e posibil ca detinatorii site-urilor si librariilor respective sa doreasca sa fie notificati cand cineva sterge un fisier.
Solutie
In acest caz se pot crea alerte ce pot fi trimise pe mail catre persoana responsabila pentru ulterioare verificari, daca este cazul.
In functie de experinta de navigare folosita pentru a accesa libraria (clasica sau moderna), ca sa cream o noua alerta:
- pentru varianta clasica mergem pe tabul Library, dam click pe butonul Alert Me si alegem Set alert on this Library
- pentru varianta moderna dam click pe butonul pentru mai multe optiuni si alegem Alert Me
In fereastra dialog ce a aparut vom completa si seta in functie de necesitati dupa cum urmeaza:
- un nume relevant pentru notificarea pe care o cream
- persoana/persoanele catre care se doresc a fi trimise notificarile
- modalitatea de trimitere (in cazul Sharepoint Online din cadrul Office 365 e disponibila doar varianta pe Email)
- tipul de modificari pentru care dorim sa fie trimise notificarile (alegem Items are deleted)
- cand sa fie trimise notificarile (imediat/un sumar zilnic/un sumar saptamanal – avand posibilitatea sa specificam ora pentru cel zilnic si ora si data pentru cel saptamanal)
Dupa ce am facut toate completarile apasam OK.
Leave A Comment?