Reguli pentru efectuare în conditii optime a importului din arhiva:

1. Evitati sa folositi butonul “Devalidez“. Acesta anuleaza importul, dar, in anumite situatii pot ramane documente nesterse.
2. Daca importati de doua ori aceeasi perioada, documentele se vor dubla (programul nu produce nicio avertizare).
3. Listele cu tipurile de articole, gestiuni, agenti, grupe articole contabile, grupe de firnizori, clienti, articole se importa exclusiv in functie de codul intern. De aceea, in toate locatiile implicate in transferul de date trebuie sa fie realizata aceeasi configuratie de coduri sau sa nu existe suprapuneri (la acelasi cod – inregistrari diferite).
4. Listele de furnizori si clienti sunt importate in functie de codul fiscal. Daca un cod fiscal exista in baza de date, tertul nu se mai importa. Daca la acelasi cod intern apar coduri fiscale diferite, tertul se recodifica automata (se completeaza un “T” sau cu indicele de filiala, daca exista, inaintea codului importat).
5. Lista de articole se importa in functie de codul intern si denumire. Daca la acelasi cod denumirile difera, articolul va fi recodificat (se completeaza un “T” sau cu indicele de filiala, daca exista, inaintea codului importat).
6. Lista de salariati se importa in functie de CNP. Daca la acelasi cod difera CNP-ul salariatul va fi recodificat (se completeaza un “T” sau cu indicele de filiala, daca exista, inaintea codului importat).
7. Este recomandat sa se foloseasca optiunea “Indice de filiala“, situata in ecranul “Configurare societati”, pagina “Setari diverse”, pentru fiecare locatie din care se aduc datele. Aceasta optiune permite organizare mai eficienta a nomenclatoarelor, diferentiând codurile prin completarea unui indice înaintea acestora.
8. In cazul in care apare o eroare la validarea importului, trebuie restaurata arhiva efectuata automat, din ecranul “Intretinere BD”, pagina “Restaurare”.
9. La filiala nu trebuie sa fie efectuata nicio inchidere intermediara din ecranul “Inchidere luna”, pentru luna la care se refera operatia. Inchiderea se va efectua la locul unde se realizeaza importul.

In pagina “Import date din fisiere generate din ‘Export date’ sau ‘Iesiri’ – facturi XML’” se pot aduce datele din fisiere generate de la “Export date”, facturi si comenzi în format XML generate din SAGA sau din alte aplicatii.

Mod de operare

Alegeţi calea în care sunt situate fişierele de importat.

Dacă le-aţi arhivat, trebuie să le dezarhivaţi, programul căutând fişiere cu numele descris anterior.

Tabelul afişat va fi populat cu informaţii despre datele ce se pot importa îndată ce programul găseşte fişierele destinate importului în locaţia aleasă de utilizator.

Pentru a importa efectiv datele, apăsaţi butonul Import.

În cazul intrărilor şi ieşirilor datele importate nu sunt validate. Pentru validarea automată a acestora apăsaţi butonul Validare situat lângă butonul de import. În acest caz, odată cu validarea se vor genera şi articolele contabile aferente intrărilor sau ieşirilor importate.

Dacă aţi exportat articole contabile integral cele referitoare la intrări şi ieşiri se vor dubla. Pentru a evita o astfel de situaţie, după cum am arătat la descrierea operaţiunii de export, în cazul în care se doreşte importul intrărilor şi a ieşirilor, articolele contabile trebuiesc exportate/importate fără articolele referitoare la intrări/ieşiri.

Orice import de documente se poate anula. Pentru anularea importului datelor despre intrări şi ieşiri validate grupat după import, trebuie ca acestea să fie devalidate în prealabil în ecranele de intrări sau ieşiri.

Nomenclatoarele se importa exclusiv în functie de codul intern. De aceea, în toate locatiile implicate în transferul de date trebuie sa fie realizata aceeasi configuratie de coduri sau sa nu existe suprapuneri (la acelasi cod – inregistrari diferite).

Corelatiile dintre facturi si plati/incasari nu se pot importa prin aceasta metoda, deci este necesar sa fie refacuta din ecranul “Situatie furnizori/clienti” butonul “Reglare avansuri/stornari”.

Se poate opta pentru modul de sincronizare. Daca nu se completeaza aceasta coloana, se importa toate pozitiile. Altfel, sincronizarea se realizeaza dupa campul selectat. De exemplu, daca sincronizarea se face dupa Nr. + data, se vor importa doar documentele cu număr şi dată care nu exista deja în baza de date.

De asemenea, se poate opta pentru actualizarea pozitiilor existente deja din nomenclatoare, conform cu informatiile din fisierul importat.

Facturile in format XML se vor importa în “Intrari” când codul fiscal al firmei se regaseste la eticheta ClientCIF din XML si in “Iesiri” când se gaseste le eticheta FurnizorCIF. Articole se vor putea identifica dupa codul de bare sau codul propriu daca acestea se regasesc in XML. Altfel, liniile vor fi introduse pe tip “Nedefinit”. Gestiunea completata va fi cea implicita.

Inainte de import, efectuati o salvare a bazei de date.

Structuri ale tabelelor pentru transfer (sectiune pentru cazul in care se implementeaza transferul din alte aplicatii)

Furnizori

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: Furnizori_<data-început>_<data-sfârşit>.dbf

Clienţi

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: Clienti_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf

Articole

* Tipul se preia confom configuratie din ecranul “Tipuri de articole”. De regula, pentru “Marfuri” tipul este “01”.

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: Articole_<data-început>_<data-sfârşit>.dbf

Articole contabile

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: NC_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf

Intrări

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: IN_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf

Fişierul va conţine câte o înregistrare pentru fiecare articol din factură.

Ieşiri

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: IE_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf. Fişierul va conţine câte o înregistrare pentru fiecare articol din factură.

Bonuri de consum

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: BC_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf. Fişierul va conţine câte o înregistrare pentru fiecare articol din bonul de consum.

Procese verbale de dare in folosinta

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: DF_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf. Fişierul va conţine câte o înregistrare pentru fiecare articol din procesul verbal.

Formatul fisierulul XML pentru importul de facturi

<Facturi>

<Factura>

<Antet>

<FurnizorNume>

<FurnizorCIF>

<FurnizorNrRegCom>

<FurnizorCapital>

<FurnizorAdresa>

<FurnizorBanca>

<FurnizorIBAN>

<FurnizorInformatiiSuplimentare>

<ClientNume>

<ClientInformatiiSuplimentare>

<ClientCIF>

<ClientNrRegCom>

<ClientJudet>

<ClientAdresa>

<ClientBanca>

<ClientIBAN>

<FacturaNumar>

<FacturaData>

<FacturaScadenta>

<FacturaTaxareInversa> (Da/Nu)

<FacturaTVAIncasare> (Da/Nu)

<FacturaTip> (Optional)

<FacturaInformatiiSuplimentare>                   <FacturaMoneda> (Optional pentru RON)

</Antet>

<Detalii>

<Continut>

<Linie>

<LinieNrCrt>

<Gestiune>  (Optional)

<Activitate> (Optional)

<Descriere>

<CodArticolFurnizor>

<CodArticolClient>

<CodBare>

<InformatiiSuplimentare>

<UM>

<Cantitate>

<Pret>

<Valoare>

<CotaTVA> (Optional)

<TVA>

</Linie>

…….

<Linie>

…….

</Linie>

</Continut>

</Detalii>

</Factura>

</Facturi>

Pentru a importa mai multe facturi concomitent, repetaţi secventa din cadrul tagulul <Factura>.

In cazul in care tag-ul <FurnizorCIF> este codul fiscal al societatii, factura se va importa in “Iesiri”. Altfel, importul se va efectua la “Intrari”.

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: F_<cod-fiscal>_<numar-factura>_<data-factura>.xml.

Puteti obţine un model de XML cu date folosind tiparirea din ecranul “Iesiri” si alegând opţiunea “Formular PDF” din lista situata in partea superioara a ecranului de tiparire. In folderul TEMP\Facturi se va copia, pe lânga PDF, si XML-ul aferent facturii.